先日、あるお店のサイトのリニューアルの打ち合わせで思ったことがありました。

そのお店は数年間、営業していてまあまあお店としてはうまくいっている(お店を続けられる程の利益が出ている)ようでした。
オーナーとしては、もっと売り上げを伸ばしたいと考えていて、そのためにWebサイト、SNSを整備して売り上げに繋がるような流れを作りたいとのことでした。

その方は複数の事業を行っていてお店にずっといるわけにもいかず、あっちこっちを移動しているため、お店の運営はスタッフに任せている状態です。

今回のお話は、僕とは別の方にSNSの運営を任せ、Webサイトの整備を僕に相談してくれたのでした。
そのほか、お店のスタッフサイドで商品を売っているマネージャーが一人、このような編成でプロジェクトを進めることになりました。

お店の中心人物が不在で打ち合わせ

プロジェクトの最初の打ち合わせは、SNS担当の方 Sさん、僕、そしてプロジェクトの最初の段階での仕切りとしてTさんの3名で行いました。
各人、離れた場所にいるのでスカイプで打ち合わせです。

まずはTさんから、それぞれのメンバーの紹介があり、プロジェクトの話に進みました。
TさんからSさんに、どのような内容でオーナーから依頼があったのか質問がありました。

Sさん曰く「お店のSNSを運営して、お客さんを呼んで」というざっくりした依頼だったとのこと。
まだ具体的な動きは考えているところでした。

Webサイトに関するオーナーの要望は「あまりお金をかけないで、お店の商品が売れるためのサイトにしてほしい」ということ。
これを受けて、僕はSNSの運営が前提になっているので、SNSの戦略をもとにサイトの位置付けをはっきりさせた上で、サイトに必要とされる役割を明確にしてサイトをリニューアルするのが良いと思いました。

打ち合わせが進んでいくのですが、一つ僕が気になっていたのことがあります。
それはこのプロジェクトの目標の話が全然出ていないこと。

「サイトがあれば良い」とか「SNSを動かせば良い」という話なら目標はいらないと思うのですが、今回は「売り上げのアップを狙う」という目的がある以上、売り上げ目標を決め、それに対してどのように策を打っていくのかを決めた方目標がハッキリしている以上、やることも明確になっていくのでは?と気になっていました。

ただ、この打ち合わせでその話題が出なかったのは、この場にお店で商品を打っているマネージャーであるKさんが参加していないから、ということはありました。

結局その場は「Kさんの話を聞かなければ分からんね」というところで落ち着き、メールでサイトに対する要望をを聞こうということになりました。仕切りのTさんから打ち合わせの内容をまとめたメールを送って、その返信を一旦待つことになりました。

仕切りのTさんが送ったメールに対する、マネージャーKさんの返信の内容は「特に要望はないのですが、デザインをよくするのはいいと思います。」というようなことでした。

・・・これではなんとなく話が進んで、誰かが何かをやっている、っていう感じでプロジェクトを進めることになりそうな予感がしました。

メンバー全員が「誰かが何かをやっている(らしい)」、「とりあえず自分がやるのはここまででいいだろう」という感じでプロジェクト自体がなあなあで進んでいく。
僕がこれまでの仕事で経験した、「トップダウンでプロジェクトが動き出すが、メンバーがなんで自分が動くか分からない」という事態を招きそうな、嫌な予感がしました。

プロジェクトスタート時に必要なこと

このプロジェクトはこれからも続きますが、今回の件、そして僕の個人的な経験からプロジェクトがスタートした段階でやっておくべきことがあるのではないかと思い、以下にまとめました。


【1】プロジェクトの最初はメンバーの顔合わせを行う

今回の場合は、オーナーを含めて、現場のスタッフサイドでプロジェクトに参加する方、お店のマネージャー、仕切り役、SNS運営者、そして僕のようなWeb制作の担当者の全てのメンバーを顔合わせするべきではないかと思います。

メンバー全員が揃っている場で、プロジェクトの概要を共有し、目標値を決定(すでに決定しているのであれば、共有)する。

これにどういった意味があるかというと、プロジェクトの前提を共有することはもちろん、メンバーと顔を合わせ、声を交わしてコミュニケーションを取ることで少しでも親しくなって距離を縮めるということです。
どこの誰か知らない人がプロジェクトの一部を担っていても、自分の動きとの関係性が分からないので、結局「よく分からんことをやってるみたいだけど、自分には関係ないな」みたいになりがち。

そうなってしまうと、プロジェクトメンバーの分担していることがうまく噛み合わなくなって、結果プロジェクトが失敗してしまう・・・。

プロジェクトに限らず、誰かと何かをする場合の失敗の原因ってコミュニケーション不足が一番大きいと思います。

【2】プロジェクトの目標値を決定する

今回のお店であれば、1ヶ月の売り上げ目標などです。

これの意味は、プロジェクトの進捗段階での成否やメンバーの動き方の基準を作り、定点的に確認していくための指標を儲けるということです。
なんとなく動いて、なんとなくうまくいってないのは分かるけど、どこがうまくいってないのか分からない・・・みたいな事態を回避するためです。


【1】のメンバー顔合わせは比較的やりやすいのではないかと思います。
メンバーが遠隔地にいる場合はスカイプでの顔合わせでもいいと思いますし。
できれば定例の会議を長くても30分程度設けるのがいいかと。
人間、誰でも顔を合わせる回数が少ないと相手に親近感を持つことは難しいと思いますし、メンバーの動きが見えると自分の取り組みにも気持ちが入ります。

ただ、この場合仕切り役の動きが重要になりますね。
メンバー全体のテンションに応じてコントロールする必要がある。全体の進捗をみておく必要もある。
だからこそ、通常こういう仕切り役のプロジェクトマネージャーみたいな立場の人は給料が高かったり、権限を渡されている訳です。
本当に大変だと思います。

【2】に関しては、売り上げの目標を決めた後にそれに関わる指標の目標値を決めておくのが重要です。
初回のメンバー顔合わせの時に、次回の定例会議に向けての宿題で売り上げに関わる指標の現状の数値をまとめることを担当者に依頼しておくと良いのではないでしょうか。

複数人でやるのは大変だけど、複数人でなければできないことがある

あれこれ書いていくうちに、仕切り役の大変さがわかりますね。
メンバーの適性をみながら、各々が進めやすいように調整しながら、動きにツッコミを入れていく必要がある。
ガチガチにメンバーの動きを管理するのも無理な話ですし、定点的にチェックするのは必須だと思います。

できる人がメンバーの一人だと、こういったことが面倒に感じるので、自分の動きをガンガンするめちゃうこともあるんですが、これも他のメンバーに良い影響が出るようであれば好きにさせるのも全然アリだと思います。

まとめ:定期的にメンバーの動きをチェックしやすい状態を早いうちに整えておく

これに尽きるのではないでしょうか。

最初の段階ではメンバー間の信頼関係もない場合もあるし、目標値に関連する指標を探っていく必要があり、時間も手間もかかりますが、最初にしっかり手を打っておくと後々動きやすくなる。

プロジェクトの進行中には全く予期していないトラブルもありますので、その都度進め方を調整する必要はありますが、最初の枠を決めることが大事だと僕は考えます。

今回のプロジェクトも今後続いていきますが、そのように意見していくつもりです。
とはいえ、物事って思ったように進まないこともあるので、そこは柔軟に対応していくことは必要ですけどね。

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