大体の企業ホームページには、お問い合わせフォームが設置されています。
目的は当然、お客様からの問い合わせを受け付けるため。
企業の営業時間外にも問い合わせを受け付けることができるお問い合わせフォームは非常に便利なものです。

お問い合わせフォーム自体のデザインや記載されている文言に関しても言えますが、自動返信メールの文面にも気をつけておきたいものです。
お問い合わせフォームのデザインや文言は、フォームからメールを送信する前の印象に影響し、自動返信メールは送信後の印象に影響します。
どちらも企業のイメージに関わってくるからです。

この記事では、お問い合わせフォームの自動返信メールのテンプレートを掲載しながら、それぞれのパートの狙いを解説していきます。
このテンプレートを使って自動返信メールの文面を利用すれば、良い印象を与えることができるかと思います。

自動返信メールテンプレート

まず、テンプレートの全体を掲載します。
そのあとに各パートの説明をしていきます。

まずは、送信元の設定からです。
たまに送信元が会社名ではなく「info」などメールアドレスの一部になっている場合があります。
ちゃんと会社名を入力して、どこの会社のお問い合わせフォームからの自動返信メールか分かりやすくしておきましょう。

送信元: 株式会社▲▲▲▲▲▲▲▲

次に件名です。
これもどこの会社から、何の返信があったのか分かりやすく件名をつけます。

件名: 【株式会社▲▲▲▲▲▲▲▲】お問い合わせを受け付けました

次は自動返信メールの文面です。

●● 様

この度は株式会社▲▲▲▲▲▲▲▲のホームページよりお問い合わせくださいまして誠にありがとうございます。
送信いただきました内容を確認の上、担当者より二営業日以内にご連絡差し上げます。

なお送信いただいた内容は、以下のとおりです。


■お名前 ※必須
●●

■フリガナ
◯◯

■メールアドレス ※必須
marumaru@mail.com

■お電話番号
000-1111-2222

■ご住所
〒000-0000
◻︎◻︎県◻︎◻︎市◻︎◻︎区◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎

■お問い合わせ内容 ※必須
お問い合わせ内容の文面・・・・
・・・・・・・・・・・・・・・
・・・・・・・・・・・・・・・


もし追加のご質問などがございましたら
次の宛先まで、ご一報ください。

株式会社▲▲▲▲▲▲▲▲ 代表メールアドレス:info@sample.com

お急ぎの場合は、お電話でもかまいません。
(お問い合わせ電話番号はこのメールの下部に記載しております。)

以上、よろしくお願い致します。

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株式会社▲▲▲▲▲▲▲▲
TEL 000-000-0000 FAX 000-000-0000
〒000-0000 ◻︎◻︎県◻︎◻︎市◻︎◻︎区◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎
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各パートの説明

それでは各パートを順を追って説明します。

送信者のお名前〜お礼、担当者確認後の対応

一般的なメールと同様、送信したお客様のお名前を最初に記載します。
そのあとに、お問い合わせフォームから送信してもらったお礼を記載します。

この度は株式会社▲▲▲▲▲▲▲▲のホームページよりお問い合わせくださいまして誠にありがとうございます。

そして、送信された内容を確認してからどういった対応をするのか記載します。
下の例では「二営業日以内」と期限を区切って連絡差し上げる旨を記載、いつまでに連絡があるかの目処を伝えています。

送信いただきました内容を確認の上、担当者より二営業日以内にご連絡差し上げます。

送信された内容を記載

お礼と送信後の対応内容を記載した後は、フォームから送信された内容を記載します。
文例でいうと「———————————————-」で挟んだ部分です。

この部分は自動返信メールの文面に自動的に反映されるようになっていることがほとんどです。

送信し忘れた内容がないか確認

念のため、フォームのお問い合わせ内容に入力し忘れた内容があるかどうかを確認します。
もし入力し忘れた内容がある場合は、会社の代表メールアドレスにメールしてもらうよう記載します。

もし追加のご質問などがございましたら
次の宛先まで、ご一報ください。

株式会社▲▲▲▲▲▲▲▲ 代表メールアドレス:info@sample.com

急ぎの場合の問い合わせ先も記載

お問い合わせフォームで送信されるということは、お客様にある程度の時間的な余裕があることが想定できますが、急いで確認しなければならなくなった場合に備えて電話番号を記載します。

問い合わせの担当者が決まっている場合は、その担当者の電話番号でも良いかと思います。
スムーズに問い合わせの内容に関して、お話ができる状態を準備しておくと良いです。

お急ぎの場合は、お電話でもかまいません。
(お問い合わせ電話番号はこのメールの下部に記載しております。)

以上、よろしくお願い致します。

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株式会社▲▲▲▲▲▲▲▲
TEL 000-000-0000 FAX 000-000-0000
〒000-0000 ◻︎◻︎県◻︎◻︎市◻︎◻︎区◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎◻︎
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お問い合わせを受け付けたあとにお客様が困らないようにしておくことが重要

たまにお問い合わせの担当者が決まっていないために、お客様がたらい回しにされてしまうことがあります。僕は問い合わせした立場で経験したことがありますが、当然大きなストレスを感じました。

そのようなことになってしまっては、せっかくお問い合わせいただいたお客様とも良い関係が築く妨げになってしまいます。問い合わせの担当者が決まっていない場合は、ちゃんと決めておきましょう。

また、製品やサービスなどの問い合わせの場合、問い合わせの頻度の高い問い合わせ内容は「よくあるご質問」としてホームページのコンテンツに落とし込んでおきましょう。
問い合わせに返答する手間が減ることと、お客様に有益なホームページのコンテンツが増えるので、一石二鳥です。

ホームページでお客様の疑問にあらかじめ答えておくことで、商談での説明の手間も省けますし、強い興味を持ったお客様からのお問い合わせを受けることができます。

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